การเลือกสถานที่จัดงาน (Venue) ถือเป็นการตัดสินใจที่สำคัญที่สุดอันดับต้นๆ ในกระบวนการวางแผนงานอีเวนต์ สถานที่ที่เหมาะสมจะช่วยเสริมภาพลักษณ์ของงาน อำนวยความสะดวกแก่ผู้ร่วมงาน และทำให้กระบวนการจัดงานราบรื่นไร้สะดุด
1. ประเมินจำนวนผู้ร่วมงานและรูปแบบกิจกรรม
ก่อนอื่นต้องรู้จำนวนผู้ร่วมงานที่คาดหมาย และรูปแบบกิจกรรมหลัก เช่น งานแบบนั่งโต๊ะ (Seated Dinner) ต้องการพื้นที่มากกว่างานแบบยืนเดินชม (Standing Reception) ราว 30-50% ส่วนงานที่มีเวทีสัมมนาต้องคำนึงถึงระยะห่างจากเวทีถึงที่นั่งแถวหลังสุด
2. พิจารณาทำเลที่ตั้งและความสะดวกในการเดินทาง
ผู้ร่วมงานจะเดินทางมาอย่างไร? มีที่จอดรถเพียงพอหรือไม่? ใกล้สถานีรถไฟฟ้าหรือไม่? การเลือกทำเลที่เข้าถึงง่ายจะช่วยเพิ่มอัตราการเข้าร่วมงาน และลดความเครียดจากการเดินทางของผู้ร่วมงาน
3. ตรวจสอบสิ่งอำนวยความสะดวกและข้อจำกัด
สถานที่จัดงานมีระบบไฟฟ้า, อินเทอร์เน็ต, ห้องน้ำ และระบบปรับอากาศเพียงพอหรือไม่? มีข้อจำกัดด้านเสียง, เวลาเปิด-ปิด หรือการตกแต่งหรือไม่? การสำรวจสถานที่จริง (Site Visit) ก่อนตัดสินใจจึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้
4. เปรียบเทียบงบประมาณกับมูลค่าที่ได้รับ
ราคาค่าเช่าสถานที่ไม่ใช่ตัวเลขเดียวที่ต้องพิจารณา ต้องรวมค่าบริการเสริม เช่น ค่าเครื่องเสียง ค่าจัดเลี้ยง ค่าทำความสะอาด และค่าประกันภัย เพื่อเปรียบเทียบ Total Cost อย่างยุติธรรม
