ไม่ว่าจะเป็นงานขนาดเล็กหรือใหญ่ การเตรียมแผนรักษาความปลอดภัย (Event Safety Plan) เป็นความรับผิดชอบขั้นพื้นฐานที่ผู้จัดงานทุกคนต้องจัดทำ งานที่ปลอดภัยไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีเหตุการณ์ไม่คาดฝัน แต่หมายความว่ามีการเตรียมพร้อมรับมืออย่างเป็นระบบ
1. วางแผนผังเส้นทางอพยพฉุกเฉิน (Emergency Evacuation Plan)
ทุกสถานที่จัดงานต้องมีเส้นทางอพยพที่ชัดเจนและไม่ถูกกีดขวาง ป้ายทางออกฉุกเฉินต้องมองเห็นได้จากทุกมุม ควรมีแผนผังที่แสดงเส้นทางเดินไปยังจุดรวมพล (Assembly Point) ติดไว้ในจุดที่เข้าถึงง่าย
2. จัดเตรียมทีมพยาบาลและชุดปฐมพยาบาล
งานที่มีผู้ร่วมงานตั้งแต่ 500 คนขึ้นไป ควรมีจุดปฐมพยาบาลพร้อมบุคลากรทางการแพทย์ประจำอย่างน้อย 1 จุด พร้อมเส้นทางด่วนสำหรับรถพยาบาลเข้าถึง
3. ประสานงานกับหน่วยงานท้องถิ่น
แจ้งรายละเอียดงานให้ตำรวจท้องที่ หน่วยดับเพลิง และหน่วยกู้ภัยในพื้นที่ทราบล่วงหน้า เพื่อให้สามารถส่งกำลังเสริมได้ทันทีหากเกิดเหตุ
4. ซักซ้อมแผนกับทีมงานทุกคน
ทีมงานทุกคนต้องรู้ตำแหน่งของอุปกรณ์ดับเพลิง, ทางออกฉุกเฉิน, หมายเลขโทรศัพท์ฉุกเฉิน และขั้นตอนการอพยพ การซักซ้อมก่อนวันงานจริงจะช่วยให้ทุกคนปฏิบัติได้อย่างมั่นใจเมื่อถึงสถานการณ์จริง
