ระบบโสตทัศนูปกรณ์ (Audio-Visual) เป็นเหมือนระบบประสาทของงานอีเวนต์ ถ้าระบบเสียงไม่ดี ผู้ฟังก็ไม่ได้ยินเนื้อหา ถ้าแสงไม่ดี บรรยากาศก็ไม่ใช่ ถ้าจอภาพไม่คมชัด สไลด์ก็อ่านไม่ออก ทุกอย่างต้องทำงานร่วมกันอย่างลงตัว
1. ระบบเสียง (Audio System) ต้องครอบคลุมทุกมุมห้อง
เลือกจำนวนและตำแหน่งลำโพงให้เหมาะกับขนาดและรูปทรงของห้อง ทดสอบเสียงจากทุกตำแหน่งที่นั่ง โดยเฉพาะแถวหลังสุดและมุมห้อง ไมโครโฟนควรมีทั้งแบบมือถือและแบบไร้สายสำรอง
2. ระบบแสงไฟ (Lighting) สร้างบรรยากาศและมิติให้กับเวที
แสงไฟไม่ใช่แค่ \"สว่าง\" แต่ต้องสร้างอารมณ์ที่เหมาะสม แสง Warm สำหรับงาน Gala Dinner, แสง Cool สำหรับงาน Tech Conference ใช้ Follow Spot สำหรับวิทยากรบนเวที และแสง Wash สำหรับพื้นที่ทั่วไป
3. จอภาพ (Display) ต้องมองเห็นได้จากทุกที่นั่ง
คำนวณขนาดจอภาพตามระยะทางจากแถวหลังสุด กฎง่ายๆ คือ ความสูงตัวอักษรบนจอ (ซม.) × 6 = ระยะอ่านได้สูงสุด (เมตร) สำหรับห้องขนาดใหญ่ควรมีจอเพิ่มเติมด้านข้าง
4. ทดสอบระบบทั้งหมดก่อนวันงาน (Technical Rehearsal)
จัดให้มีการซ้อมเทคนิค (Tech Rehearsal) อย่างน้อย 1 วันก่อนงาน ทดสอบทุกระบบพร้อมกัน: เสียง, แสง, จอ, วิดีโอ, การเปลี่ยนสไลด์ และการ Live Stream เพื่อหาและแก้ปัญหาก่อนวันจริง
